“Natuurlijk is voor een operatie die wij
hebben ingezet kennis en ervaring nodig.
Maar ook betrokkenheid bij waar je mee
bezig bent, is feitelijk essentieel. Die
betrokkenheid was overduidelijk aanwezig,
zowel bij onze mensen als bij de mensen
van KCBeuningen.”

Aldus de heer Marc Delsing, Senior-adviseur Informatievoorziening & Automatisering bij de gemeente Venray, over de grote operatie waarmee de gemeentelijke organisatie van Venray in één(!) weekend een nieuw ICT-netwerk en een nieuw “machinepark” voor documentoplossingen in gebruik nam. KCBeuningen nam de advisering over en de levering van een nieuw Xerox-machinepark voor haar rekening. Daarbij ging het om zestien Xerox-multifunctionals en twaalf Xerox-printers.

“geen appels met peren vergelijken”

Voor de totale vernieuwing werd een Europese aanbestedingsprocedure in gang gezet, ingedeeld in drie percelen. Voor perceel drie, onder meer de multifunctionals en de printers, was KCBeuningen als leverancier van Xerox-apparatuur een van de zeven bedrijven die een offerte kon uitbrengen. Deze eerste offerteronde was voorbereid door een gemeentelijke projectgroep die een programma van eisen had opgesteld. Na een schifting bleven drie bedrijven over. “Aan deze bedrijven zijn schriftelijke vragen gesteld en er diende een prijsmodel ingevuld te worden dat ons inzicht gaf in de kosten van één machine gedurende één maand. Door te werken met één prijsmodel vermeden we het risico appels met peren te vergelijken en zo kregen we dus een betrouwbaar inzicht in de prijsopbouw.”

Wat is de visie van de leverancier?

Aan de drie bedrijven werden werkbezoeken gebracht. “Papier is geduldig. We wilden apparaten aan het werk zien. We wilden rondlopen in de bedrijven en praten met de mensen, met de probleemoplossers waarmee we te maken zouden krijgen. Die gesprekken zorgden voor een beeld van de organisatie áchter het verkoopapparaat. Voor ons was het ook

belangrijk om de visie van de leveranciers te horen op de toekomst. Je kunt er immers vanuit gaan dat de documentenstroom gigantisch gaat veranderen. Waar we naartoe gaan, is dat elke werkplek op elk gewenst moment moet kunnen beschikken over relevante informatie. Dat betekent in onze visie onder meer dat op termijn alle mogelijke gemeentelijke informatie digitaal beschikbaar zal moeten zijn. Het is belangrijk te weten hoe leveranciers aankijken tegen die ontwikkeling en hoe zij ons daarbij eventueel kunnen ondersteunen. Als een leverancier rechtsaf wil terwijl wij linksaf gaan, is het natuurlijk einde verhaal.”

Duurzaamheid Xerox-apparatuur

De gemeentelijke projectgroep baseerde haar definitieve besluitvorming op een groot aantal criteria. Daarbij ging het onder meer om de prijs (koop/lease), de gebruiksvriendelijkheid van de machines, het gebruiksgemak, het technische beheer en de geboden service. Doorslaggevend argument om uiteindelijk voor Xerox te kiezen, was de duurzaamheid van de apparatuur. “De apparatuur wordt door honderden medewerkers gebruikt, hij moet dus tegen een stootje kunnen. Xerox kwam daarbijals beste uit de bus.” KCBeuningen was, op wat kleinere schaal, al leverancier van de gemeente Venray. “Onze ervaringen met KCBeuningen waren goed. Ook voor deze grote opdracht hadden we het vertrouwen dat KCBeuningen voldoende knowhow in huis had. Daarbij speelt ook een rol dat op de achtergrond Xerox aanwezig is. In het uiterste geval kun je dus terugvallen op een wereldwijd opererend bedrijf met de bijbehorende kennis en specialisten.”

ScanFlowStore

Op de wens van de gemeente Venray om (in de toekomst) steeds meer te werken met een digitaal archief, is door KCBeuningen ingespeeld door het voorbereiden van de multifunctionals met Scanning. “Op de machines wordt in 2006 het softwarepakket ScanFlowStore geïnstalleerd”, vertelt KCB-accountmanager Jean-Louis van Aerle die gedurende het gehele voorbereidingstraject als contactpersoon heeft gefungeerd. “ScanFlowStore is scanningsoftware die uniek is voor Xerox. “ScanFlowStore biedt de mogelijkheid om met één druk op de knop een document te scannen en digitaal op te slaan naar de bestemming die de gebruiker wenst.” Een andere door KCBeuningen voorgestelde digitale oplossing is IXware. Hiermee kunnen middels een faxserver vanaf de multifunctionals faxen worden verstuurd. Faxberichten worden direct digitaal opgeslagen in een documentmanagementsysteem, in dit geval Corsa. De gemeente Venray hoefde daardoor geenlosse faxen meer aan te schaffen.

Overgang in één weekend!

Nadat KCBeuningen de opdracht had verworven voor de levering van onder meer zestien multifunctionals en twaalf printers, werd een kickoff-bijeenkomst belegd waar een plan van aanpak werd opgesteld. Van de te leveren machines werd een model in het gemeentehuis van Venray geïnstalleerd. Daarmee werd proefgedraaid zodat bijvoorbeeld de eerste vragen van de gebruikers beantwoord konden worden.

Marc Delsing: “omdat alle 400 werkplekken met nieuwe computers en nieuwe software gingen werken en omdat we alle kantoormachines zouden vervangen, was besloten om in één weekend de overgang te realiseren. Uiteraard was dat een grote, heel grote uitdaging, maar we konden niet anders. Omdat alles feitelijk op de een of andere manier met elkaar verbonden is, zou een overgang in een aantal stappen gegarandeerd tot grote overlast leiden.” Met grote inzet werd “V-Day” zoals de Veranderdag intern was gedoopt, voorbereid. Die voorbereidingen hebben zich uitbetaald. Toen na het weekend de publieksbalies van de gemeente om 12.00 open gingen, bleken alle kritische bedrijfsprocessen te werken. “Daarmee hadden we ons eerste grote doel bereikt.

In de afgelopen maanden zijn we bezig geweest met het verfijnen van de totale operatie. Momenteel zijn er nog wel een paar machines die een overmatig storingsbeeld laten zien, maar zoals de samenwerking met KCBeuningen is, ben ik ervan overtuigd dat hier ook spoedig een oplossing wordt gevonden. KCBeuningen stelt zich op als een partner die zich inzet om problemen op te lossen. De stress van V-Day is weliswaar voorbij, maar we moeten scherp blijven om de vruchten van onze inspanningen te blijven plukken