Ruimtegebrek, documentatiemateriaal dat
letterlijk en figuurlijk dreigt te vergaan en
de (overheids) eis dat archieven (veel)
beter toegankelijk dienen te zijn. Dat zijn
de welhaast onontkoombare redenen
waardoor de huidige wijze van archiveren
bij met name de overheid ingrijpend gaat
veranderen.

De Stadsdrukkerij Amsterdam N.V. en KCBeuningen zijn een partnership aangegaan dat tot doel heeft de grote meerwaarde van digitale archivering onomstotelijk aan te tonen.

Van oudsher beschikken overheden over grote archieven. In de wijze waarop deze samengesteld en beheerd worden, hebben zich de nodige ontwikkelingen voorgedaan.
Via het werken met archiefmappen, het vastleggen op microfilm tot het buitenshuis Laten scannen van de gegevens. Gespecialiseerde scanbureaus zorgen voor het vervoer van archieven naar hun apparatuur en leveren de door hen gescande gegevens weer aan. “Deze werkwijze gaat gepaard met heel hoge kosten.

Samen met de Stadsdrukkerij Amsterdam heeft KCBeuningen een werkwijze ontwikkeld die niet alleen de feitelijke kosten terugbrengt, maar ook één-op-één controle mogelijk maakt,” zegt Gerrit Spijkerboer die namens KCBeuningen nauw betrokken is bij het gezamenlijke project dat momenteel in Amsterdam wordt uitgevoerd door de Stadsdrukkerij Amsterdam en KCBeuningen.

Mobiele units

Het partnership omvat kort gezegd een werkwijze waarbij gekwalificeerde medewerkers van de Stadsdrukkerij met door KCBeuningen geleverde apparatuur en know-how archieven van stadsdelen van Amsterdam scannen en digitaal opslaan. Aanvankelijk gebeurde dit door de benutting van aanwezige restcapaciteit, maar nu worden door de Stadsdrukkerij mobiele units ingezet. Deze gespecialiseerde units nemen het complete digitale archiveringstraject voor hun rekening.

Een mobiele unit is momenteel ingezet bij het Stadsdeel Osdorp. Het archief van dit Stadsdeel omvat zo’n 180 meter. Vijftig meter daarvan, het deel dat wordt gevormd door de archieven van Bouw- en Woningtoezicht, wordt momenteel ingescand en digitaal gearchiveerd. Gerrit Spijkerboer: “Dit project is een pilotproject en zal dus aan de hand van strenge criteria geëvalueerd worden. Daarbij gaat het om criteria als de informatiewaarde, en de vraag hoe snel de gewenste informatie beschikbaar is als deze gescand is.”

Automatische classificatie

Het scannen en digitaal archiveren is een belangrijke stap op weg naar een meer efficiënte werkwijze, Automatische classificatie van de bestanden is een volgende stap. “Opschoning van archieven geschiedt nu nog handmatig. Als we ook daar de slag naar automatisering maken, zijn verdere grote besparingen mogelijk,” stelt Gerrit Spijkerboer. “In samenwerking met de Universiteit Nijmegen wordt momenteel software ontwikkeld die automatisch opschonen mogelijk gaat maken. De eerste berekeningen wijzen uit dat daarmee besparingen zijn te halen die rond de 50% kunnen liggen. Dat opent nog meer perspectieven. Niet voor overheden, maar ook voor het bedrijfsleven. Het vraagstuk van een optimale archivering speelt immers ook daar. Productprocessen dienen vastgelegd te worden en snel toegankelijk te zijn. De essentie van de gevraagde oplossingen is dus hetzelfde voor overheid en bedrijfsleven.”